makalah "INRFORMASI DALAM BISNIS ( KOMUNIKASI ORGANISASI, TEKNOLOGI INFORMASI, LAPORAN BISNIS )"
MAKALAH
MATA KULIAH MANAJEMEN BISNIS
INRFORMASI DALAM BISNIS
( KOMUNIKASI ORGANISASI, TEKNOLOGI INFORMASI, LAPORAN
BISNIS
)
PT. ALBASIA
BHUMIPHALA PERSADA
Diajukan
Untuk : Drs. Hamron, M.Si.
Disusun
Oleh :
Kelompok
4
UNIVERSITAS
MUHAMMADIYAH MAGELANG
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM STUDI AKUNTANSI
DAN MANAJEMEN
Tahun 2014 / 2015
PRESENSI ( KEHADIRAN )
|
NO
|
NAMA
|
NPM
|
TANGGAL
|
|
|
14-Des-2014
|
20-Des-2014
|
|||
|
1.
|
Dini Ristanti
|
14.0101.0018
|
|
|
|
2.
|
Wulandari
|
14.0101.0071
|
|
|
|
3.
|
Romi Ismiati
|
14.0101.0080
|
|
|
|
4.
|
Rudi Hermawan
|
14.0101.0081
|
|
|
|
5.
|
Nabella Hayyu Leoditasari
|
14.0101.0122
|
|
|
|
6.
|
Sri Lestari
|
14.0102.0001
|
|
|
|
7.
|
M. Yazid Akhsani
|
14.0102.0006
|
|
|
|
8.
|
Dian Amalya
|
14.0102.0010
|
|
|
|
9.
|
Asto Prastowo
|
14.0102.0015
|
|
|
|
10.
|
Nanang Amirul Mukminin
|
14.0102.0016
|
|
|
|
11.
|
Eva Yuliyanti Masyruroh
|
14.0102.0018
|
|
|
|
12.
|
Evy Andriyani
|
14.0102.0028
|
|
|
|
13.
|
Tri Purwanti
|
14.0102.0039
|
|
|
|
14.
|
Eri Ariantoro
|
14.0102.0081
|
|
|
|
15.
|
Ahmad Munif
|
14.0102.0099
|
|
|
|
16.
|
Muhammad Syachrin
|
14.0102.0128
|
|
|
PEMBAHASAN TEORI
I.
KOMUNIKASI ORGANISASI
Komunikasi
organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam
kelompok formal maupun informal dari suatu organisasi.
A.
Fungsi
Komunikasi Dalam Organisasi
Istilah
organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara
harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling
bergantung. Diantara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga
yang menamakannya sarana.
Sendjaja
(1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1. Fungsi
Informatif
Organisasi dapat dipandang
sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam
suatu organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih
baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota
organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti. Orang-orang
dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat suatu kebijakan
organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di dalam organisasi. Sedangkan
karyawan (bawahan) membutuhkan informasi untuk melaksanakan pekerjaan, di
samping itu juga informasi tentang jaminan keamanan, jaminan sosial dan
kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.
- Fungsi Regulatif
Fungsi
ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi.
Terdapat dua hal yang berpengaruh terhadap fungsi regulatif, yaitu:
a)
Berkaitan dengan
orang-orang yang berada dalam tataran manajemen, yaitu mereka yang memiliki
kewenangan untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga
memberi perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan
sebagaimana semestinya.
b)
Berkaitan dengan pesan.
Pesan-pesan regulatif pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan
membutuhkan kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh
untuk dilaksanakan.
- Fungsi Persuasif
Dalam
mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa
hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan
yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. dan
kewenangannya.
- Fungsi Integratif
Setiap
organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat
melaksanakan tugas dan pekerjaan dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang
dapat mewujudkan hal tersebut, yaitu:
a.
Saluran komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan
laporan kemajuan organisasi
b.
Saluran komunikasi informal
seperti perbincangan antar pribadi selama masa istirahat kerja, pertandingan
olahraga, ataupun kegiatan darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan
menumbuhkan keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan
terhadap organisasi.
B. Faktor Komunikasi Organisasi
Menurut Raymond Lesikar terdapat empat faktor khusus dalam organisasi yang mempengaruhi efektivitas komunikasi, yaitu:
1. Saluran Komunikasi Formal
Saluran komunikasi formal mempengaruhi efektivitas komunikasi dengan 2 cara, yaitu:
a. Saluran formal akan ikut meluas jika organisasi berkembang, komunikasi yang efektif akan sulit diperoleh dalam organisasi yang besar.
b. Saluran formal dapat menghambat aliran informasi, buruh kasar rendahan hanya dapat menyampaikan masalahnya pada mandornya saja.
2. Sturktur Wewenang Organisasi
Struktur organisai juga berpengaruh pada efektivitas komunikasi, karena status dan wewenang dapat menentukan pihak – pihak yang berkomunikasi, serta materi dari komunikasi itu sendiri.
3. Spesialisasi dalam Pekerjaan
Spesialisasi pekerjaan akan mempermudah komunikasi antara anggota – anggota kelompok kerja sama.
4. Pemilikan Informasi
Bagi pihak yang memiliki informasi dan pengetahuan khusus mengenai suatu tugas atau pekerjaan akan mempunyai wewenang yang tidak dimiliki oleh pihak lain.
C. Hambatan Dalam Komunikasi Yang Efektif
Hambatan – hambatan terhadap komunikasi yang efektif adalah:
1.Mendengarkan apa yang diharapkan untuk didengar (hanya mendengar apa yang ingin kita dengar).
2.Mengabaikan informasi dengan apa yang diyakininya
3.Menilai sumbernya (hanya mendengar dari orang yang dipercayainya/orang yang lebih dewasa).
4.Persepsi yang berbeda (antara pengirim dan penerima pesan berbeda persepsi).
5.Kata yang mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang berbeda
6.Ekspresi yang tidak konsisten
7.Effek dan emosi
8.Kebisingan
D. Cara Megatasi Hambatan Komunikasi
Menurut Leonard Syales dan George Strauss memberikan beberapa teknik guna mengatasi hambatan – hambatan dalam komunikasi yaitu:
1.Umpan Balik
Gunakan umpan
balik (feedback), setiap orang yang berbicara
memperhatikan umpan balik yang diberikan lawan
bicaranya baik bahasa
verbal maupun non verbal, kemudian memberikan
penafsiran terhadap
umpan balik itu secara benar.
2.Komunikasi Tatap Muka
Gunakan
komunikasi langsung (face to face), Komunikasi langsung
dapat mengatasi hambatan komunikasi karena
sifatnya lebih persuasif.
Komunikator dapat memadukan bahasa verbal dan
bahasa non verbal.
Disamping kata-kata yang selektif dapat pula
digunakan kontak mata,
mimik wajah, bahasa tubuh lainnya dan juga
meta-language (isyarat
diluar bahasa) yang membuat komunikasi lebih
berdaya guna.
3.Sensitif dengan Latar Belakang Penerima
Pahami perbedaan
individu atau kompleksitas individu dengan baik.
Setiap individu merupakan pribadi yang khas yang
berbeda baik dari
latar belakang psikologis, sosial, ekonomi,
budaya dan pendidikan.
Dengan memahami, seseorang dapat menggunakan
taktik yang tepat dalam
berkomunikasi.
4.Bahasa yang Langsung dan Sederhana
Gunakan bahasa
yang sederhana dan mudah. Kosa kata yang digunakan
hendaknya dapat dimengerti dan dipahami jangan
menggunakan
istilah-istilah yang sukar dimengerti pendengar.
Gunakan pola kalimat
sederhana (kanonik) karena kalimat yang
mengandung banyak anak kalimat membuat pesan sulit dimengerti.
E. Prinsip-prinsip management klasikal
Griffin (2003) dalam A First
Look at Communication Theory, membahas komunikasi organisasi mengikuti teori
management klasik, yang menempatkan suatu bayaran pada daya produksi, presisi,
dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip dari teori management klasikal adalah
sebagai berikut:
1.Kesatuan
komando yaitu suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan.
2.Rantai skalar- garis otoritas dari
atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah
untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip kesatuan komando,
harus digunakan sebagai suatu saluran untuk pengambilan keputusan dan
komunikasi.
3.Divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat
tingkat spesialisasi yang dirancang
untuk mencapai sasaran organisasi dengan suatu cara efisien.
4.Tanggung jawab dan otoritas- perhatian
harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan
keseimbangan antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.
5.Disiplin- ketaatan, aplikasi, energi,
perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan
disetujui.
6.Mengebawahkan kepentingan individu
dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan
pengawasan terus-menerus.
II.
TEKNOLOGI
INFORMASI
Teknologi informasi terdiri dari 2 kata yaitu
teknologi dan informasi.
A.
Pengertian
Teknologi
Kata teknologi bermakna pengembangan dan penerapan berbagai
peralatan atau sistem untuk menyelesaikan persoalan-persoalan yang dihadapi
oleh manusia dalam kehidupan sehari-hari, kata teknologi berdekatan artinya
dengan istilah tata cara.
1. Pengertian Informasi menurut
Azmi, Yan (2009: 2), informasi adalah data yang diproses
kedalam bentuk yang lebih berarti bagi penerima dan berguna dalam pengambilan
keputusan, sekarang atau untuk masa yang akan datang.
2. Pengertian
Teknologi Informasi, menurut :
1.Haag dan
Keen, 1996, ” teknologi informasi sebagai seperangkat alat yang
membantu untuk bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang
berhubungan dengan pemrosesan informasi.“
2.Martin,1999
“Teknologi
Informasi yang tidak hanya terbatas pada teknologi komputer yang digunakan
untuk memproses dan menyimpan informasi melainkan juga mencakup teknologi
komunikasi untuk mengirimkan informasi.”
3.Mc Keown, 2001 mendefinisikan “Teknologi Informasi merujuk pada
seluruh bentuk teknologi yang digunakan untuk menciptakan, menyimpan, mengubah,
dan untuk menggunakan informasi tersebut dalam segala bentuknya.”
4.Williams dan Sawyer, 2003 mendefinisikan “Teknologi
Informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputasi (komputer) dengan jalur
komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara dan video.”
5.Kenneth C.Loudon, 2004
mendefinisikan “Teknologi Informasi adalah salah satu alat yang
digunakan para manajer untuk mengatasi perubahan yang terjadi.”
6.Martin, Brown, DeHayes, Hoffer, 2005 dan
Perkins mendefinisikan “Teknologi Informasi ini merupakan kombinasi
teknologi komputer yang terdiri dari perangkat keras dan lunak untuk mengolah
dan menyimpan informasi dengan teknologi komunikasi untuk melakukan penyaluran
informasi.”
7.Ward and Peppard (2002, p3) “teknologi informasi atau
yang biasa disingkat dengan TI secara spesifik mengacu pada teknologi, baik
berupa hardware, software maupun jaringan telekomunikasi yang memfasilitaskan
dan mendukung proses pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penyebaran dan
pertukaran informasi.”
8.Turban, Rainer dan Potter ( 2003, p3) “Teknologi
informasi adalah kumpulan dari komponen teknologi individu yang secara khusus
diatur dalam komputer berbasis sistem informasi.”
Dapat dinyatakan bahwa teknologi informasi adalah suatu
kombinasi antara teknologi komputer dan teknologi komunikasi yang digunakan
untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan
,memanipulasi data dengan mendalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi
yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu, yang
digunakan untuk keperluan pribadi, bisnis, dan pemerintahan dan merupakan
informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan.
B.
Komponen Teknologi Informasi
Komponen teknologi Informasi ada
2 macam antara lain :
1.Perangkat
Keras yaitu komponen fisik dari sistem
komputer
Perangkat
keras terbagi 2 jenis yaitu :
a.Komputer
Analog, merupakan komputer yang digunakan untuk melakukan pengukuran dan
pemrosesan data dalam menghadapi sebuah model masalah atau situasi.Komputer ini
digunakan untuk mengendalikan perlengkapan manufaktur yang melakukan pekerjaan
repetitif dan otomatis ( contoh perusahaan perakit mobil yang menggunakan robot
)
b.Komputer
Digital, merupakan komputer yang berfungsi memproses data ekstrak berdasarkan
instruksi tertentu.Komputer ini digunakan untuk melakukan penghitungan
repetitif dalam pekerjaan pemrosesan data ( upah, stok, penjualan, biaya ),dan
banyak digunakan di rumah-rumah dan
dikantor-kantor.
Komponen
Komputer Digital :
1) Alat Input (
Input Unit ) : Bagian dari sistem komputer yang memasukan data ke
dalam komputer. ( ex : key bord, mouse, scanner, barcode, touch creen dll )
2)
Memori unit ( memory Unit ) : Bagian
dari komputer yang digunakan untuk menyimpan data yang akan dan sudah
diproses.(ex utama : RAM,ex sekunder : disket, harddisk, compact disc, magnetic
tape, DVD, flasdisk dll)
3) Central Processing Unit (CPU) : Bagian
pusat pengolahan data yang terdiri dari arithmetic ( perhitungan matematika ),
dan control unit ( yang mengkoordinasikan semua kegiatan )
4) Output unit : Bagian
dari sistem komputer yang menghadirkan hasil-hasil ( yg telah di proses ), baik
secara visual maupun dalam bentuk cetakan . ( ex : monitor, printer, plotter,
speker dll )
5) Communication Device : Bagian
komputer yang berfungsi menghubungkan satu komputer dengan komputer lain ( ex :
LAN, Modem ).
2.Perangkat
Lunak (Software), merupakan semua elemen dalam komputer selain
perangkat keras (Program-program
yang memberi perintah yang harus dilakukan komputer ).
Perangkat
keras terbagi 2 jenis yaitu :
a.
Perangkat lunak sistem operasi
(system program), yaitu piranti lunak yang memberitahu
komputer mengenai sumber daya apa yang digunakan dan bagaimana menggunakannya (
fungsi mengendalikan fungsi dasar komputer ), ex : DOS, windows, linux .
b.
Perangkat lunak aplikasi
(application program),yaitu perangkat lunak tambahan yang
sangat spesifik sesuai kebutuhan pemakai komputer.
Terbagi 2 :
1)Program
sudah jadi : pengolahan kata, lembar
kerja, presentasi, statistik dll.
2)Program
pesanan :pesanan perusahaan sesuai kebutuhan ex GUI, AX dll
C.
Tujuan Adanya Teknologi Informasi, menurut :
Sutarman (2009: 17), adapun yang menjadi tujuan dari adanya
teknologi informasi adalah untuk memecahkan masalah, membuka kreativitas, dan
meningkatkan efektivitas dan efesiensi dalam melakukan pekerjaan.
Fungsi Teknologi Informasi, menurut :
Sutarman (2009: 18), Ada 6 fungsi Teknologi Informasi yaitu
:
1. Menangkap (Capture), dimana penerima
pesan menangkap dan mengartikan informasi yang mempunyai arti baginya.
2. Mengolah (Processing),
Mengolah/memproses data masukan yang diterima untuk menjadi informasi. Pengolahan/pemrosesan data dapat
berupa konversi (pengubahan data ke bentuk lain), analisis (analisis
kondisi), perhitungan (kalkulasi), sintesis (penggabungan) segala bentuk data
dan informasi.
3. Menghasilkan (Generating),
Menghasilkan atau mengorganisasikan informasi ke dalam bentuk yang berguna.
Misalnya : laporan, tabel, grafik dan sebagainya.
4. Menyimpan (Storage), Merekam atau
menyimpan dan informasi dalam suatu media yang dapat digunakan untuk keperluan
lainnya. Misalnya disimpan ke harddisk, tape, disket, compact disc (CD) dan
sebagainya.
5. Mencari kembali (Retrieval),
Menelusuri mendapatkan kembali informasi atau menyalin
(copy) data dan informasi yang sudah tersimpan, misalnya mencari supplier yang
sudah lunas dan sebagainya.
6. Transmisi (Transmission),
Mengirimkan data dan informasi dari suatu lokasi ke lokasi lain melalui
jaringan komputer.
D.
Peranan Teknologi Informasi
Terdapat 5 peranan mendasar teknologi informasi di sebuah perusahaan atau
organisasi, yaitu:
1.
Operasional, Membuat struktur organisasi menjadi lebih ramping telah diambil alih
fungsinya oleh teknologi informasi. Karena sifat penggunaannya yang menyebar di
seluruh fungsi organisasi, unit terkait dengan manajemen teknologi informasi akan
menjalankan fungsinya sebagai supporting
agency dimana teknologi informasi dianggap sebagai firm infrastructure.
2.
Monitoring
and Control, Mengandung arti bahwa keberadaan teknologi informasi akan menjadi bagian
yang tidak terpisahkan dengan aktivitas di level manajerial embedded di dalam setiap fungsi manajer. Sehingga
struktur organisasi unit terkait dengannya harus dapat memiliki span of control atau peer relationship yang memungkinkan
terjadinya interaksi efektif dengan para manajer di perusahaan terkait.
3.
Planning
and Decision, Mengangkat teknologi informasi ke tataran peranan yang lebih strategis lagi
karena keberadaannya sebagai enabler
dari rencana bisnis perusahaan dan merupakan sebuah knowledge generator bagi para pimpinan perusahaan yang dihadapkan
pada realitas untuk mengambil sejumlah keputusan penting sehari-harinya.
4.
Communication, Secara prinsip termasuk ke dalam firm infrastructure dalam era
organisasi modern, dimana teknologi informasi ditempatkan posisinya sebagai
sarana atau media individu perusahaan dalam berkomunikasi, berkolaborasi,
berkooperasi, dan berinteraksi.
5.
Interorganisational, Merupakan sebuah peranan yang cukup unik karena
dipicu oleh semangat globalisasi yang memaksa perusahaan untuk melakukan
kolaborasi atau menjalin kemitraan dengan sejumlah perusahaan lain. Tipe dan
fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh
terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan, dan struktur
organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan sistem informasi,
teknologi informasi, dan manajemen informasi
E.
Keuntungan Teknologi Informasi
Keuntungan-keuntungan
penerapan Teknologi Informasi di
perusahaan, misalnya seperti :
1. Manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerja,
alat tulis, dan lain-lain.
2. Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya teknologi
Informasi, yaitu adanya alat alat elektronik yang mendukung.
3. Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang
dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat.
4. Menghemat biaya atau pengeluaran perusahaan, misalnya dibagiaan promosi dan pemasaran,
5. Sistem dapat terintegrasi di semua kantor atau perusahaan, dan hal ini
dapat meningkatkan kecepatan dalam
merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi
perusahaan
F.
Kerugian Teknologi Informasi
1.
Kerugian Teknologi Informasi dalam
dunia bisnis yaitu : Dengan pesatnya teknologi informasi baik di internet maupun
media lainnya membuat peluang masuknya hal-hal yang tidak diinginkan seperti
hal yang berbau pornografi, pornoaksi, maupun kekerasan semakin mudah.
2.
Dengan mudahnya melakukan transaksi
di internet menyebabkan akan semakin memudahkan pula transaksi yang dilarang
seperti transaksi barang selundupan atau transaksi narkoba.
G.
Manfaat Tekknologi Informasi
Manfaat teknologi informasi untuk
bisnis dan perusahaan yaitu dapat :
1.
Memperluas pangsa pasar, yaitu
menambah jumlah penjualan produk atau komoditas suatu penjualan dibandingkan
dengan penjualan produk tersebut secara keseluruhan.
2. Meningkatkan
efisiensi operasional dan waktu, yaitu ketepatan waktu dalam menjalankan suatu
pekerjaan.
3. Mengurangi
biaya produksi dan operasional, yaitu meminimalaisasi angaran produksi yang
tidak diperlukan ( tidak berdaya guna )
4. Memberikan
keunggulan kompetitif, yaitu menjadikan produk bersaing dipasar sesuai siklus
produk ( mode )
5.
Memberikan peluang bisnis baru,
yaitu kesempatan variasi bisnis dengan informasi baru yang didapatkan.
H.
Masalah Yang Timbul Karena Teknologi
Informasi
1. Penggunaan
komputer yang bertujuan untuk memperingan dan mempercepat pekerjaan,disisi lain
bisa menimbulkan pengangguran, karena beban pekerjaan semakin berkurang dengan
adanya komputer.
2. Adanya kemungkinan
penyalahgunaan data untuk kepentingan pribadi. Kemudahan pengelolaan informasi
dalam bentuk pangkalan data memberi peluang untuk memindahkan data yang tadinya
milik pribadi atau rahasia dapat diakses oleh orang lain.
3. Perlindungan
terhadap hak cipta seseorang sulit diwujudkan. Sebuah karya atau kumpulan data
dapat dengan mudah dikopi dan dimiliki oleh orang lain tanpa seizin pemilik
informasi tersebut. Terlebih jika tujuannya digunakan untuk mencari keuntungan
pribadi.
4. Ketergantungan
pada komputer menimbulkan kelemahan bila listrik mati atau komputer terserang
virus, maka data tidak dapat diakses.
5. Ketidakmampuan
sumber daya manusia dalam menguasai teknologi dapat menimbulkan kendala dan
memunculkan anggapan bahwa teknologi justru menghambat pekerjaan.
III.
Laporan
Bisnis
A. Pengertian
menurut para ahli:
1)
Menurut Herta A. Murphy : Laporan Bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak
memihak, memiliki tujuan yang jelas, dan berisi rencana penyajian fakta kepada
seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
2)
Menurut Himstreet : Laporan
Bisnis adalah suatu pesan-pesan objektif yang disusun secara teratur dan
digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau
dari satu institusi atau lembaga kelembaga yang lain guna membantu pengambilan
keputusan atau pemecahan masalah.
B.
Pengertian secara umum:
Laporan
bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki
tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada
seseorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu.
C.
Kegunaan Laporan Bisnis:
•
Untuk
memonitor dan mengendalikan operasional perusahaan.
•
Untuk
membantu mengimplementasikan kebijakan & prosedur yang telah ditetapkan
perusahaan
•
Untuk
memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku pada perusahaan.
•
Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal maupun
eksternal.
•
Untuk
menganalisis informasi dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan atau
isu-isu tertentu.
•
Untuk
memperoleh sumber pendanaan atau membuka bisnis baru.
D.
Penggolongan Laporan Bisnis :
1)
Menurut fungsinya: Bersifat memberi informasi , menyajikan fakta dan rangkuman tanpa
melakukan analisis, kesimpulan atau rekomendasi.Nama lain : Laporan
perkembangan, laporan sementara , laporan triwulan. Laporan analitikal : menyajikan fakta, menganalisis dan menafsirkannya
lalu mengambil kesimpulan serta memberikan rekomendasi .
2)
Menurut subjeknya: suatu
laporan dapat dibedakan berdasarkan departemen laporan itu diperoleh. Sebagai
contoh : laporan akuntansi laporan periklanan, laporan pengumpulan kredit, laporan
asuransi, dsb
3)
Menurut formalitasnya: suatu
laporan dapat dibedakan dari segi formal atau nonformal (laporan
singkat).
4) Menurut keasliannya: suatu laporan dapat dibedakan atas dasar otoritas atau
sukarela dan berasal dari publik atau swasta. Sebagai
contoh : laporan
otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, laporan publik
5)
Menurut frekuensinya: laporan
dapat dibedakan secara berkala atau khusus. Laporan berkala yaitu laporan bulanan, mingguan,
semesteran sedangkan laporan khusus : saat kebutuhan
terhadap suatu informasi muncul.
6) Menurut jenisnya: laporan dipengaruhi oleh formalitas dan panjangnya
laporan.
7)
Menurut kegiatan proyek: dalam
melaksanakan suatu proyek, terdapat tiga jenis laporan, yaitu laporan
pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir.
8)
Menurut pelaksanaan pertemuan:
laporan bisnis dapat dibedakan atas agenda, resolusi, notulen, dan laporan
pertemuan.
E.
Cara Menulis Laporan Bisnis:
1)
Menetapkan
masalah yang perlu diatasi.
2)
Mengembangkan
pengungkapan tujuan.
3)
Menyiapkan
rencana kerja.
4)
Menghimpun,menganalisis,mengintertasikan
data,menarik kesimpulan dan mengembangkan rekomendasi.
F. Bagian pokok Laporan Bisnis:
1. Pendahuluan
Dalam hal pendahuluan dapat
dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a. Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan
b. Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang
akan di bahas.
c. Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan
laporan bisnis disampaikan.
d. Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis
e. lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan
f. Metodologi Ruang: metode pengumpulan informasi
g. Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.
h. Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib
disampaikan.
i. Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan
j. Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber yang tersedia
k. Rekomendasia
Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu
atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan
kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
2. Teks/isi
Bagian terpanjang dari suatu laporan
bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
3. Penutup
Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh,
mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.
a.
Rangkuman
Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi
point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b. Kesimpulan
Berisi evaluasi secara ringkas fakta –
fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis
c. Rekomendasi
Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang
dibuat.
d. Rencana Tindakan
Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program yang dilaksanakan.
G.
Pengorganisasian
Isi Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu
cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).
1.Cara Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru
dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,
b. Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,
c. Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
2.Cara induksi
Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide
pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:
a. Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.
QUESTIONER UNTUK PERUSAHAAN
(
PT. ALBASIA BHUMIPHALA PERSADA )
A. Komunikasi Organisasi
1. Bagaimana
cara mengoptimalkan komunikasi dalam organisasi di perusahaan anda?
2. Langkah
apa yang dilakukan perusahaan anda jika terdapat hambatan/masalah dalam komunikasi di dalam
perusahaan?
B.Teknologi Informasi
1. Ada
2 jenis perangkat keras dari Teknologi
Informasi, perangkat keras apa yang digunakan diperusahaan anda untuk menunjang
kinerja karyawan ?
2. Ada
2 jenis perangkat lunak dari Teknologi
Informasi, perangkat lunak apa yang digunakan diperusahaan anda untuk menunjang
kinerja karyawan ?
3. Dari
fungsi ke 3 Teknologi Informasi, bagaimana perusahaan anda dalam menghasilkan (
generatting ) informasi?, dalam bentuk apa ?
4. Dari
fungsi ke 4 Teknologi Informasi, bagaimana perusahaan anda dalam menyimpan (
storagge ) informasi?, dalam bentuk apa ?
5. Apakah
tranmisi Informasi diperusahaan anda diaplikasikan ? jelaskan.
6. Terdapat
5 peraanan Teknologi Informasi aadalah sbb :
a) Operasional
b) Monitoring and Control
c) Planning and Decision
d) Communication
e) Interorganisational
Apakah
dipterapkan secara keseluruhan diperusahaan anda ?
7. Ada
banyak fungi dari Teknologi Informasi, bagai mana fungsi penghematan biaya
diperusahaan anda ? berikan contoh riil .
8. Apakah
kerugian dari Teknologi Informasi pernah dirasakan pada diperusahaan anda ?
9. Apakah
manfaat Teknologi Informasi sangat berpengaruh untuk perusahaan anda ? Faktor
mana yang paling berpengaruh dari 5 manfaat berikut :
a) Memperluas
pangsa pasar
b) Meningkatkan
efisiensi
c) Mengurangi
biaya
d) Memberikan
keunggulan
e) Memberikan
peluang
10. Bagaimana
perusahaan anda mengantisipaasi masalah yang timbul karena adanya teknologi
informasi ? khusunya untuk :
1) Ketergantungan
pada komputer, dan
2) SDM
yang belum menguasai
C. Laporan Bisnis
1.
Laporan
bisnis apa saja yang dibuat di perusahaan anda ?
2.
Apakah
laporan bisnis di perusahaan anda efektif dalam memonitoring kinerja karyawan ?
3.
Bagaimana
susunan laporan bisnis di perusahaan anda ?
RESUME
APLIKASI DALAM PERUSAHAAN
(
PT. ALBASIA BHUMIPHALA PERSADA )
A.
Komunikasi
Organisasi
Komunikasi
dalam PT. ALBASIA BHUMIPHALA PERSADA dilakukan dengan cara bertatap muka
langsung maupun melalui media yang dibarengi dengan adanya timbal balik dengan
penerima informasi, agar informasi mudah dimengerti dan tepat tujuan. Dalam
perusahaan, masalah komunikasi sering terjadi, langkah yang diambil dalam
penyelesaian ini adalah dengan mengidentifikasi penyebab masalah tersebut,
kemudian mengambil solusi yang tepat. Setelah itu perusahaan akan mengupayakan
pencegahan agar masalah tersebut tidak terulang kembali. Komunikasi dalam PT. ALBASIA BHUMIPHALA
PERSADA dirasa sangat penting, karena tanpa adanya komunikasi, perusahaan tidak
akan berjalan dengan baik.
B. Teknologi Informasi
PT. Albasia Bhumiphala Persada yang
kami survei, dalam menunjang kinerja seluruh karyawan dan staffnya tidak lepas
dari pemanfaatan Teknologi informasi. Perangkat keras dipakai seluruhnya
diperusahaan ini, yaitu komputer analog untuk operator produksi mesin, dan
komputer digital untuk bagian staff / administrasi. Perangkat lunak window
sudah menjadi kebutuhan pokok dalam kegiatan pendataan, dan tidak lupa
perusahaan ini mengunakan aplikasi tambahan pada bagian penerimaan sampai
dengan produksi. Diperusahaan ini informasi ( pekerjaan ) diolah sedemikian rupa
menjadi bentuk laporan yang bermacam-macam seperti tabel, grafik, nota dll
sesuai kebutuhan tiap departement. Adapun methode penyimpaanan ( storaagge )
dari hasil olahan informasi tersebut yaitu dengan soft dan hard copy. Proses
transmisi informasi ( pengalihan / penyaaluran ) sangat diperlukan diperusahaan
ini dan erat kaitannya dengan ke lima peranan informasi yang sangat besar
memberi dampak yaitu, mudahnya dalam pengorganisasian, pengawasan, komunikasi,
perencanaan, dan hubungan dengn pihak luar seperti supllier. Fungsi riil dari
Teknologi informasi teknologi yaitu dalam penghematan biaya seperti promosi dan
pemasaran, dengan cara email,telephone dll tanpa bertemu langsung sudah cukup
mengurangi biaya operational. Teknologi informasi tidak luput dari penyalahgunaan
media untuk kepentingan pribadi, hal ini mempengaruhi kinerja karyawan yang
berdampak bagi perusahaan. Ketergantungan teknologi terkadang menjadi bumerang
bagi user jika tidak ada backup dokumen, saat terjadi touble dokumen pun bisa
hilang begitu saja. Penggunaan teknologi informasi tidak lepas dari SDM yang
berkualitas, perusahaan akan memberikan trainning bagi SDM yang kurang
menguasai teknologi yang digunkan.
C. Laporan Bisnis
Laporan
Bisnis yang dibuat pada PT Albasia Bumipala Persada bermacam-macam diantaranya
laporan Akuntani, laporan pembelian material, laporan penjualan, laporan
penjualan, laporan produksi dan sebagainya. Penerapan laporan bisnis dinilai
efektif dalam memonitoring kinerja karyawan pada tiap bagian karena dengan
pembuatan laporan bisnis, manajer memiliki data mengenai kegiatan produksi
karyawannya sekaligus dapat membuat rencana untuk langkah selanjutnya.
Periode
penyusunan laporan bisnis pada PT Albasia Bumipala Persada tergantung dari
laporan bisnis yang dibuat contohnya laporan produksi yaitu periode per hari,
per minggu dan per bulan sedangkan untuk laporan keuangan dan laporan global
dibuat setiap 1 tahun.
LAMPIRAN
I.
JAWABAN QUESTIONER DARI PERUSAHAAN
A.
Komunikasi
Organisasi
1.
Bagaimana cara mengoptimalkan
komunikasi dalam organisasi di perusahaan anda?
Jawab
: Caranya dengan menggunakan bahasa langsung dan sederhana ketika bertatap muka
langsung ataupun dengan media serta adanya umpan balik ketika berkomunikasi dan
mengetahui penerima atau orang yang di ajak bicara maka komunikasi tersebut
akan optimal. Karena informasi yang di berikan akan mudah di mengerti, tepat
tujuannya dan tidak menimbulkan kesalahan dalam pemahaman.
2.
Langkah apa yang
dilakukan perusahaan anda jika terdapat hambatan/masalah dalam komunikasi di
dalam perusahaan?
Jawab:
Perusahaan akan mengidentifikasi penyebab dari masalah tersebut. Kemudian
menentukan langkah yang tepat untuk segera menyelesaikan agar tidak terjadi
hambatan lagi. Setelah itu perusahaan akan mengupayakan pencegahan agar
hambatan atau masalah tersebut tidak terulang kembali.
3.
Seberapa penting komunikasi di
perusahaan anda?
Jawab:
Komunikasi di perusahaan kami sangatlah penting. Bahkan bisa di pastikan
perusahaan tidak akan pernah berjalan dengan baik bila tidak ada komunikasi.
B.
Teknologi
Informasi
1. Ada
2 jenis perangkat keras dari Teknologi
Informasi, perangkat keras apa yang digunakan diperusahaan anda untuk menunjang
kinerja karyawan ?
Jawab: Komputer Analog dan computer digital di gunakan
di perusahaan kami. Keduanya di maksudkan untuk menunjang kinerja karyawan.
Computer analog digunakan untuk mengoperasikan beberapa mesin produksi dan
computer digital digunakan para staff dan bagian administrasi untuk membuat
merekam data dan membuat laporan.
2. Ada
2 jenis perangkat lunak dari Teknologi
Informasi, perangkat lunak apa yang digunakan diperusahaan anda untuk menunjang
kinerja karyawan ?
Jawab: Perusahaan kami meenggunakan sistem operasi
windows. Dan beberapa program tambahan yang di buat khusus untuk mengolah data.
Misalnya ada program bahan baku yang di gunakan untuk mencatat pembelian sampai
dengan proses produksi.
3. Dari
fungsi ke 3 Teknologi Informasi, bagaimana perusahaan anda dalam menghasilkan (
generatting ) informasi?, dalam bentuk apa ?
Jawab: untuk di program exel data berbentuk tabel
sesuai dengan user ( pembuat ) laporan. Kemudian dibuat grafik untuk mengetahui
frekuensi dari data yang telah di buat. Laporan ini kebanyakan hanya di simpan
dalam bentuk softcopy. Dan hanya laporan rekapan yang di prin out untuk di
serahkan kepada yang bersangkutan. Untuk program bahan baku yang di buat khusus
melibatkan departemen di setiap stepnya. Untuk kedatangan bahan baku di input
oleh security, kemudian pembelian dan pencetakan nota di lakukan oleh bagian
pembelian. Selanjutnya langkah tersebut sampai dengan proses produksi. Dari
program ini yang di cetak dalam hardcopy adalah nota dan tally sedangkan yang
lain berbentuk softcopy.
4. Dari
fungsi ke 4 Teknologi Informasi, bagaimana perusahaan anda dalam menyimpan (
storagge ) informasi?, dalam bentuk apa ?
Jawab: jawaban jadi satu dengan no 3.
5. Apakah
tranmisi Informasi diperusahaan anda diaplikasikan ? jelaskan.
Jawab: Iya. Yaitu dengan ada nya program maka tranmisi
data sangat cepat dan mudah untuk di lakukan. Hal ini juga di maksudkan agar
lebih efisien.
6. Terdapat
5 peraanan Teknologi Informasi aadalah sbb :
a) Operasional
b) Monitoring and Control
c) Planning and Decision
d) Communication
e) Interorganisational
Apakah
dipterapkan secara keseluruhan diperusahaan anda ?
Jawab: Iya. Karena peranan informasi itulah perusahaan
kami menggunakan teknologiinformasi. Dengan sistem operasional yang efektif dan
adanya monitoring atau control. Maka perusahaan kami lebih mudah untuk
merencanakan setiap langkah yang akan diambil. Juga karena teknologi yang
semakin moren yang di gunakan di perusahaan kami maka teknologi tersebut sangat
berperan atas kelancaran komunikasi di setiap bagian. Di samping itu karean
perusahaan kami berhubungan dengan dunia luar. Maka perusahaan kami memanfaatkan
teknolggi ini untuk menjalin kerjasama dengan perusahaan asing. Dengan adanya
teknologi maka sistem pemasaran dan sistem negosiasi atau kontrak kerja sama
dapat berjalan dengan baik.
7. Ada
banyak fungi dari Teknologi Informasi, bagai mana fungsi penghematan biaya
diperusahaan anda ? berikan contoh riil .
Jawab:
penghematan biaya adalah pertimbangan perusahaan kami menggunakan teknologi
informasi. Sebagi contoh dengan adanya internet dan jaringan telepoh.
Perusahaan kami cukup menawarkan produk kami dengan menggunakan Email dan bernegosiasi lewat
telephon. Dimana hal itu tentu sangat lebih murah daripada setiap kali harus
mendatangi pembeli yang berada di luar negeri.
8. Apakah
kerugian dari Teknologi Informasi pernah dirasakan pada diperusahaan anda ?
Jawab:
Dampak dari penggunaan teknologi yang paling besar adalah penggunaan internet.
Kebanyakan para karyawan suka mencuri waktu untuk sekedar membaca berita atau
malah asik mengakses social media. Dimana hal itu berdampak pada kinerja
karyawan dan tentu juga berdampak pada perusahaan. Karena semua yang data di
rekam ke dalam computer perusahaan kami pernah kehilangan data saat server
mengalami kerusakan akibat dari virus yang menyerang program perusahaan kami
sehingga perusahaan tidak memiliki data akurat untuk beberapa saat. Hingga
server itu dapat di perbaiki lagi.
9. Apakah
manfaat Teknologi Informasi sangat berpengaruh untuk perusahaan anda ?Faktor
mana yang paling berpengaruh dari 5 manfaat berikut :
a) Memperluas
pangsa pasar
b) Meningkatkan
efisiensi
c) Mengurangi biaya
d) Memberikan
keunggulan
e) Memberikan
peluang
Jawab:
Manfaat dariteknologi informasi yang paling di rasakan oelh perusahaan kami
adalah efisiensi, menghemat biaya, dan perluasan pangsa pasar. Dengan adanya
teknologi informasi yang murah seperti internet maka biaya pemasaran sangat
murah dengan jangkauan yang saangat luas dan tentu efisien dalam waktu.
10. Bagaimana
perusahaan anda mengantisipaasi masalah yang timbul karena adanya Teknologi
informasi ? khusunya untuk :
a) Ketergantungan
pada komputer, dan
b) SDM
yang belum menguasai
Jawab:
Ketergantungan pada computer mungki kini sudah sagat sulit untuk di hindari.
Karea setiap departemen merekam atau merekap data di dalam computer. Namun
untuk SDM yang belum mengusai perusahaan tentu akan memilih user yang mengusai
dan memahami sistem operasi tersebut, dan jika ada sebuah program dari sistem
informasi tersebut. Maka perusahaan akan memberikan training untuk meningkatkan
kemampuan dari SDM tersebut.
C. Laporan Bisnis
1. Laporan bisnis apa saja yang dibuat di perusahaan anda?
Jawab: Laporan bisnis yang dibuat perusahaan kami sangatlah banyak
diantaranya Laporan Akuntansi, Laporan Pembelian bahan baku, Laporan penjualan,
Laporan Personalia, Laporan Produksi. Dan lain lain.
2.
Apakah
laporan bisnis di perusahaan anda efektif dalam memonitoring kinerja karyawan ?
Jawab: Sangat efektif karena dengan adanya laporan tersebut tentu
managemen akan tahu kinerja karyawan. Sebagai contoh laporan produksi.
Managemen akan tahu bagaimana produktifitas karyawan produksi dengan laoran
yang di buat oleh bagian produksi.
3.
Dalam
berapa periode laporan bisnis di perusahaan anda dibuat ?
Jawab: Periode Laporan bisnis bermacam-macam. Untuk laporan keuangan dan
laporan bisnis global periodenya setiap tahun. Untuk laporan produksi periodenya
bisa setiap hari, setiap minggu, dan setiap bulan,
II.
TEORI YANG DIAPLIKASIKAN DI LAPANGAN
A.
Komunikasi Organisasi
Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan
berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu
organisasi.
Komunikasi dalam
PT. ALBASIA BHUMIPHALA PERSADA dilakukan dengan cara bertatap muka langsung
maupun melalui media yang dibarengi dengan adanya timbal balik dengan penerima
informasi, agar informasi mudah dimengerti dan tepat tujuan. Hambatan komunikasi yang dihadapi dalam
perusahaan diakibatkan karena karyawan sering mengabaikan informasi yang
disampaikan, salah perbedaan persepsi antara pemberi dan penerima informasi,
serta cenderung hanya mempehatikan informasi yang disampaikan oleh orang yang
dipercayainya. Cara mengatasi hambatan tersebut yaitu memberikan kesempatan (umpan Balik), agar tercapai
komunikasi yang baik, serta mengedepankan komunikasi tatap muka agar komunikasi
yang di sampaikan tepat tujuan, dan bahasa yang digunakan menggunakan bahasa
yang sederhana dan mudah dipahami
B.
Teknologi Informasi
Perusahaan menggunakan perangkat keras dan lunak dalam memanfaatkan
teknologi informasi.Informasi yang diolah dengan teknologi menghasilkan
bermacam bentuk laporan yang disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Methode
penyimpanan laporan perusahaan tidak hanya dalam bentuk soft copy melainkan
hard copy.Semua peranan teknologi informasi memang dirasakan oleh perusahaan,
akan tetapi dari 5 manfaat TI hanya 3 yang mempengaruhi yaitu efeisiensi,
penghematan dan pangsa pasar.Teknologi informasi tidak luput dari
kelemanahannya yaitu penyalahgunaan oleh user dan trouble server.Penggunaan
teknologi informasi diimbangi dengan SDM yang berkualitaas.
C. Laporan Bisnis
Laporan bisnis merupakan sebuah laporan yang umum
dimiliki oleh perusahaan begitupula pada PT Albasia Bumipala Persada. Laporan
ini sangat efektif dalam memonitoring kinerja karyawan. Di PT Alba laporan
bisnisnya meliputi laporan akuntansi, laporan pembelian material, laporan penjualan,
laporan personalia, laporan produksi dan lain sebagainya. Dalam pembuatan
laporan tersebut memiliki periode yang berbeda sesuai dengan kebutuhan.
Referensi
Comments
Post a Comment